DSGVO - Vorgänge automatisiert löschen entsprechend der Aufbewahrungsfrist

Inhalt

Wann werden Vorgänge automatisiert gelöscht? 

Was sind die Auswirkungen des automatisierten Löschens?

Was passiert mit Anfragen und Anträgen an die Produktanbieter? 

Wie werde ich über eine bevorstehende Löschung informiert?

Wo kann ich die Aufbewahrungsfrist eines Vorgangs finden?

Kann ich die Aufbewahrungsfrist eines Vorgangs verlängern?

 

Zusammenfassung

Dieser Artikel richtet sich an alle Vertriebe die KreditSmart oder BaufiSmart nutzen. Gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die zum 25.05.2018 in Kraft tritt, dürfen Daten nicht unbeschränkt aufgehoben werden (Recht auf Vergessenwerden). Personenbezogene Daten dürfen so lange aufgehoben werden, wie der Zweck der Datenverarbeitung - die Vermittlung eines Darlehens - besteht.

Dieser Artikel ist eine kompakte Beschreibung wie die automatische Löschung von Vorgängen bei Europace gehandhabt wird. Eine ausführliche Dokumentation zur DSGVO und deren Umsetzung in Europace findest du hier: DSGVO Dokumentation

 

 

Wann werden Vorgänge automatisiert gelöscht? 

Europace unterscheidet drei unterschiedliche Kategorien von Vorgängen, für die es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gibt:

  1. Lead
  2. Vorgang mit Beratung
  3. Vorgang mit unterschriebenem Antrag.

 

 

Die Aufbewahrungsfrist und deren Verlängerung ist abhängig von der Vorgangskategorie:

Vorgangskategorie Merkmale des Vorgangs Aufbewahrungsfrist Verlängerbar?
Lead Vorgang ist maschinell importiert und zeigt keine Beratungsaktivität 6 Monate zum Monatsende bei Beratungsaktivität wird Lead zu "Vorgang mit Beratung", bei anderen Aktivitäten (Ereignis in der Ereignislasche) wird die Aufbewahrungsfrist um 6 Monate verlängert
Vorgang mit Beratung zeigt Beratungsaktivität oder einen Antrag der nicht den Status "unterschrieben beide" erreicht hat  36 Monate ab letzter Beratungsaktivität, zum Monatsende 36 Monate bei Beratungsaktivität
Vorgang mit unterschriebenem Antrag Vorgang hat einen Antrag im Status "unterschrieben beide" Darlehenslaufzeit des am längsten laufenden Bausteins + 10 Jahre zum Jahresende nein

 

 

Weitere Details zur Kategorisierung und den Beratungsaktivitäten findest du in der DSGVO Dokumentation ab Seite 19: DSGVO Dokumentation

 

Was sind die Auswirkungen des automatisierten Löschens?

Ist eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen, wird ein Vorgang automatisch
gelöscht. Ist ein Vorgang aus EUROPACE gelöscht, kann dieser nicht mehr
über die Suche gefunden werden. Außerdem ist der Vorgang nicht mehr
im Vorgangsmanagement gelistet. Bei Aufruf des Links zu einem Vorgang
gibt es eine Hinweismeldung, dass der Vorgang gelöscht wurde.


Die Vorgangsnummer des gelöschten Vorgangs bleibt erhalten. Im Reporting ist ein
Vorgangseintrag zur Vorgangsnummer zu finden. Im Reporting sind die personenbezogenen
Daten des Vorgangs selbstverständlich ebenfalls gelöscht. Der Vorgang
existiert dort nur noch mit Rumpfdaten, die datenschutzrechtlich unbedenklich sind
und bei denen kein Personenbezug mehr hergestellt werden kann.

 

Was passiert mit Anfragen und Anträgen an die Produktanbieter in BaufiSmart? 

Anfragen und Anträge, die möglicherweise Bestandteil eines BaufiSmart-Vorgangs sind, werden ebenfalls gelöscht. KreditSmart Vorgänge sind von diesem Vorgehen ausgeschlossen. 

Anfragen und Anträge können Bestandteil von BaufiSmart-Vorgängen sein, die sich in der Vorgangskategorie "Vorgang mit Beratung" oder "Vorgang mit unterschriebenem Antrag" befinden. Vorgänge, die als Leads klassifiziert sind, können keine Anfragen oder Anträge enthalten. 
Anfragen und Anträge können nach einem Löschen vom Produktanbieter nicht mehr eingesehen werden. Das gilt für alle Möglichkeiten, über die man in Europace Anträge einsehen kann:

  • Antragsübersicht
  • Antrags API 
  • Reporting (Produktanbieterreport, Rohdaten - Teilanträge)
  • Middle Office (sofern dies über die Antrags API gespeist wird)

Erstmalig werden Anfragen und Anträge ab dem 31.05.2021 gelöscht. Ob diese gelöscht werden, hängt natürlich jeweils von der Aufbewahrungsfrist des einzelnen Vorgangs ab. 

 

Wie werde ich über eine bevorstehende Löschung informiert?

Europace versendet ca. 6 Wochen vor Ablauf der Aufbewahrung eine E-Mail an den Kundenbetreuer des Vorgangs mit folgendem Aussehen:

  • Die E-Mail wird in einem Zeitfenster zwischen 10. und 15. des Monats versendet.
  • Die E-Mail enthält einen Link auf das Vorgangsmanagement unter dem Namen "Zur Löschung vorgesehen Vorgänge ansehen". Über einen automatisch gesetzte Filter werden alle Vorgänge aus BaufiSmart und KreditSmart angezeigt, deren Aufbewahrungsfrist endet und die somit zur Löschung vorgesehen sind.

 

Wo kann ich die Aufbewahrungsfrist eines Vorgangs finden?

Die Aufbewahrungsfrist eines Vorgangs kannst du zukünftig in der Vorgangslasche finden. Diese befindet sich im unteren rechten Bereich jedes Vorgangs und öffnet sich per Klick auf die Vorgangsnummer.

Wird in einem BaufiSmart Vorgang (bald auch bei den KreditSmart Vorgängen) eine Aktion ausgeführt, die als Beratungsaktivität gewertet wird, wird das Aufbewahrungsdatum am Vorgang aktualisiert. 

Das Ursprungsdatum zur Berechnung der Aufbewahrungsfrist ist das Anlagedatum bzw. das Aktualisierungsdatum. Für alle Vorgänge die vor dem 25.05.2018 angelegt wurden, ist das Ursprungsdatum der 25.05.2018. 

Die Aufbewahrungsfrist eines Vorgangs wird außerdem im Reporting "Europace Rohdaten" und dort in der Datei "Vorgänge" festgehalten. Die Spalte heißt "AufbewahrungBisDatum".

 

Vorgangslasche                            

 

 

Kann ich die Aufbewahrungsfrist eines Vorgangs verlängern?

Die Aufbewahrungsfristen von Vorgängen der Kategorie "Lead" und "Vorgang mit Beratung" lassen sich durch Beratungsaktivität um 36 Monate verlängern. 

Die Aufbewahrungsfrist der Vorgangsart "Vorgang mit unterschriebenem Antrag" kann nicht verlängert werden. Die Zweckbindung endet hier eindeutig nach Ende der längsten Finanzierungslaufzeit (d.h. Darlehenslaufzeit bis zur Volltilgung) zuzüglich einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zum Jahresende.

Die wichtigsten Beatungsaktivitäten im Überblick, die zu einer Verlängerung der Aufbewahrungsfrist führen:

  • Datenerfassung im Vorgang
  • Erfassen einer Notiz am Vorgang
  • Aushändigung eines Finanzierungsvorschlags
  • Änderung/Festlegen von  Bearbeiter, Kundenbetreuer oder Tippgeber
  • Annahme eines Angebots
  • Erstellung einer Anfrage
  • Statuswechsel von Anfrage oder Antrag
  • Aktionen im Dokumenteumfeld (Dokumente hochladen, Dokumente freigeben)

Eine vollständige Auflistung der Beratungsaktivitäten findest du in der Dokumentation zur DSGVO ab Seite 21: DSGVO Dokumentation

 

 

 

 

 

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