DSGVO - Vorgänge löschen in BaufiSmart

 Inhalt

Zusammenfassung

Voraussetzung für das manuelle Löschen

Fachliche Grundlagen für das manuelle Löschen gemäß DSGVO

Einen einzelnen BaufiSmart Vorgang löschen

Zusammenfassung

In diesem Beitrag erfährst du alle Details zum Europace Lösch-Konzept entsprechend der DSGVO.

Voraussetzung für das manuelle Löschen

Voraussetzung für das manuelle Löschen ist das Recht „Darf BaufiSmart Vorgänge und alle damit verknüpften Daten löschen” im Partnermanagement.

  1. Wenn das Recht für die Nutzer:innen nicht vergeben wurde, können keine Vorgänge gelöscht werden. Dieses Recht kann nur von Europace selbst, d.h. von den Europace-Administrator:inen im Helpdesk, vergeben werden.
  2. Bist im Vertrieb tätig, so wende dich bitte immer erst an die Ansprechperson deiner Vertriebsorganisation, um festzustellen, ob du das Recht erhalten kannst, Vorgänge zu löschen. Die Administrator:innen deiner Vertriebsorganisationen können sich dann bei Bedarf an den Europace-Support unter helpdesk@europace2.de wenden.
  3. Bitte wende dich als Vertriebler:in in dieser Frage nicht direkt an den Europace-Support, da die Frage ob Daten der Vertriebsorganisation oder den Vermittler:innen gehören, je nach Vertriebsorganisation unterschiedlich geregelt ist. 

Fachliche Grundlagen für das manuelle Löschen gemäß DSGVO

Im Rahmen der Datenschutzverordnung haben Verbraucher:innen weiter gehende Rechte an ihren persönlichen Daten eingeräumt bekommen. Darunter das sogenannte Recht auf „Vergessenwerden" gem. Artikel 17 DSGVO. Heißt das, man muss jedem Wunsch auf Löschung der Daten uneingeschränkt nachkommen? Die Antwort ist Nein. 

Die Datenschutzgrundverordnung sieht bestimmte Voraussetzungen und auch Ausnahmen für die Datenlöschung gem. Artikel 17 vor. Dabei ist der Grundsatz der „Interessenabwägung" leitend.

Wir unterscheiden daher drei mögliche Fälle. Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Kategorien, in denen sich ein Vorgang befinden kann, findest du hier

 

1. Vorgang ist ein Lead

 

Der Vorgang ist ein reiner „Lead". Es hat noch keine Beratungsaktivität stattgefunden. Diesen Vorgänge kannst du löschen, da der Zweck der Datenverarbeitung, also die Darlehensvermittlung, erloschen ist. 

2. Der Vorgang ist in „Beratung".

 

Der Vorgang ist bereits in der Kategorie „Beratung". Hier möchten wir dich bitten, selbst abzuwägen, ob du den Vorgang löschen möchten, oder nicht.

Hintergrund ist, dass in einem BaufiSmart Vorgang auch die Beratung dokumentiert wird. Im Falle einer Klage der Verbraucher:innen wegen angeblicher „Falschberatung", ist die Beratungsdokumentation in einem Gerichtsprozess von großer Wichtigkeit. Deswegen bewahrt Europace diese Vorgänge 3 Jahre auf. Dies ist auch die Verjährungsfrist für die Beraterhaftung.

Ob du einen Vorgang in der Kategorie „Beratung" löschen möchtest, wägst du bitte selbst ab. Manche Vertriebsorganisationen haben auch andere System oder Dokumentationen, um die Beratungsdokumentation auch außerhalb von Europace sicher zu stellen. 

3. Der Vorgang hat mind. einen unterschriebenen Antrag.

 

Der Vorgang ist in der Kategorie „unterschriebener Antrag". In diesem Fall, kannst du den Vorgang nicht löschen - dies wird systemseitig unterbunden.

Bitte wende dich in diesem Fall an helpdesk@europace2.de. Was passiert in einem solchen Fall? Ein Vorgang mit unterschriebenem Antrag muss von Europace aufgrund buchhalterischer Aufbewahrungsfristen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (gesetzliche Aufbewahrungsfrist). Deswegen wird in einem solchen Fall, dass Aufbewahrungsdatum vom Helpdesk manuell abgeändert.

Möchtest du als Vertrieb, dass ein solcher Vorgang zukünftig nicht mehr von einem Vermittler aufgerufen werden kann, hat man die Möglichkeit, den Kundebetreuer so zu ändern, dass die Vermittler:innen keinen Zugriff mehr haben. Dies kann man erreichen, indem man z.B. eine gesonderte Organisationsplakette im Partnermanagement anlegt, die „gesperrte Vorgänge" heißt und auf die nur Vertriebsorganisations-Administratoren Zugriff haben.

 

Einen einzelnen BaufiSmart Vorgang löschen

Hinweis: Bei Ausführung dieser Funktion werden Vorgänge unwiderruflich gelöscht. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden! 
 

Vorgangslasche

Rufe den zu löschen Vorgang in BaufiSmart auf und öffne die Vorgangslasche mit einem Klick auf "Vorgang".

Klicke auf den Link „Personenbezogene Daten löschen” (siehe Screenshot, grüner Rahmen)

Es erscheint eine Hinweismeldung, die nochmal abfragt, ob wirklich unwiderruflich gelöscht werden soll. Ein Abbruch ist möglich. Wirklich löschen kann man dann mit einem Klick auf den Button „Vorgang unwiderruflich löschen”

   

Europace prüft automatisch, ob der Vorgang einen unterschriebenen Antrag enthält. Wenn ein unterschriebener Antrag vorliegt, kann nicht gelöscht werden. Der Grund sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Die Nutzer:innen erhälten eine Hinweismeldung.

Wenn kein unterschriebener Antrag vorliegt, werden die personenbezogenen Daten des Vorgangs gelöscht. Die Nutzer:innen gelangen nach dem Löschen wieder auf die Übersichtsseite.

 

 

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Kommentare

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    Thomas (A) Locher

    Ich soll auf Wunsch des Beratenden die Daten löschen. Bei mir erscheint aber nicht der Button "Vorgang löschen"

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  • Avatar
    Driesen, Christian

    Hallo Herr Locher,

    vielen Dank für Ihre Anfrage. 

    Eine unwiderrufliche Löschung von Vorgängen wird in der Regel von einem Administrator der Vetriebsorganisation durchgeführt. Da ich nicht genau ermitteln kann, für welche Vertriebsorganisation Sie arbeiten, möchte ich Sie bitten, sich entsprechend an Ihren Ansprechpartner bei der Vertriebsorganisation zu wenden. 

    Bitte stellen Sie zukünftig Anfragen dieser Art an helpdesk@europace2.de . Vielen Dank! 

     

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